Gegenseitige Unterstützung im Fall eines EDV-Notfalls

Die Aufgaben, die sich aus der kommunalen Verwaltung ergeben, werden komplexer und erfordern zunehmend kreative Lösungen. Vernetzung und Kooperationen können hierfür zentrale Instrumente sein. Am 02.03.2023 trafen sich die Büroleiter und die EDV-Administratoren aller Verbandsgemeinden im des Landkreises Trier-Saarburg in Hermeskeil, um sich zum Thema „gegenseitigen Hilfe und Unterstützung im Falle eines erfolgreichen Cyber-Angriffes, eines ungewöhnliche Naturereignisses oder einer sonstigen Katastrophe mit Ausfall der EDV-Systeme Gegenseitige Unterstützung bei einem Cyber-Angriff“ auszutauschen. Hintergrund waren der erfolgreiche Angriffe auf die EDV-Infrastruktur verschiedener rheinland-pfälzischer Verwaltungen des Rhein-Pfalz-Kreises im Oktober 2022 sowie der Rathausbrand in Saarburg.

Die Veranstaltung wurde fachlich begleitet von der Fa. SECURiON Rheinland-Pfalz GmbH begleitet. Diese Sie ist eine Beratungsgesellschaft der kommunalen Spitzenverbände Rheinland-Pfalz. Sie unterstützt die Verwaltungen zu Fragen der Informationssicherheit und des Datenschutzes.

Bei diesem Treffen erfolgte ein umfangreicher Austausch zum Thema „Sicherheit bei einem Cyper-Angriff“ und was dabei alles zu beachten ist und man war sich in der Runde einig, dass niemand davor gefeit ist, Opfer eines entsprechenden erfolgreichen Angriffs zu werden.

Bei diesem Treffen erfolgte ein umfangreicher Austausch zwischen den Verbandsgemeinden des Landkreises und man war sich in der Runde einig, dass niemand vor diesen Gefahren gefeit ist.

Die rasanten Änderungen der Rahmenbedingungen für kommunales Handeln, stellt die Kommunen vor die Herausforderung für ihre BürgerInnen lebenswert und attraktiv zu bleiben.

Das unkomplizierte Erstellen, Abrufen, Verarbeiten oder Austauschen von Daten, unabhängig vom Arbeitsort, führt grundsätzlich zu mehr Funktionalität, Flexibilität sowie mehr Produktivität in den Verwaltungsabläufen. Je digitaler eine Verwaltung ausgerichtet ist, um so abhängiger ist sie jedoch von einer funktionierenden EDV-Ausstattung.

Neben den erhöhten Anforderungen an die Sicherheit, für die zunächst jede Verwaltung selbst verantwortlich ist, wurde bei dem Treffen die Frage in den Raum gestellt, was passiert, wenn es einen von uns trifft und die EDV-Infrastruktur der Verwaltung nicht funktioniert.

Die Teilnehmer waren sich schnell darüber einig, dass sie sich gegenseitige unterstützen und eine betroffene Verwaltung Hilfe erhält.

Diese Hilfe wurde in einer interkommunalen Verwaltungsvereinbarung festgehalten. Sie dokumentiert zum einen, dass man sich der Gefahr eines Ausfalls der EDV-Infrastruktur bewusst ist und zum anderen, dass die Verbandsgemeinden innerhalb des Landkreises Trier-Saarburg in einem solchen Fall zusammenstehen und bereit sind sich direkt gegenseitig Hilfe zu gewähren. Aufgrund der schriftlichen Fixierung der möglichen Maßnahmen hofft man, eine effektivere und schnellere Unterstützung leisten zu können und für Rücksprachen und Abstimmungen die notwendigen Rahmen zu stecken. Zeit und Fachwissen sind in solchen Fällen die Grundlage, um das Schlimmste abzuwenden.

Die interkommunale Verwaltungsvereinbarung enthält folgende Schwerpunkte:

Leistungen für BürgerInnen

Von Anfang an war klar, dass es insbesondere Lösungen im Ausweis- und Meldewesen sowie im Standesamtswesen geben muss. Diese Leistungen müssen unverzüglich für die BürgerInnen erbracht werden können. Dies ist möglich, da alle Meldedaten in Rheinland-Pfalz zentralisiert vorgehalten werden und durch ein landesweit einheitliches Programm genutzt werden. Somit können die Dienstleistungen im Ausweis- und Meldewesen sowie im Standesamtswesen auch an anderen Standorten angeboten werden. Daraus folgend wurde vereinbart, dass diese Leistungen in einer Nachbarverbandsgemeinde erbracht werden, bis das System der betroffenen Verbandsgemeinde wiederhergestellt ist.

Aufgrund der örtlichen Nähe, wurden Paare gebildet, die die Leistungen am Standort der jeweils anderen Verwaltung im Notfall erbringt. So werden an Standorten der VG Hermeskeil und VG Ruwer, der VG Konz und VG Saarburg-Kell sowie der VG Trier-Land und VG Schweich gegenseitig diese Leistung erbracht. Die zeitnahe Wiederherstellung der Leistungen im Bereich Bürgerdienste ist somit sichergestellt.

Technische Unterstützung

Es ist einheitlicher Tenor, dass im Notfall alle anderen VGs die betroffene Verwaltung kurzfristig im Rahmen ihrer personellen und technischen Möglichkeiten unterstützen. Ggfs. werden Mitarbeiter der anderen Verwaltungen in die betroffene Verwaltung zur temporären Unterstützung entsandt. Art und Umfang der Entsendung ist im Einzelfall abzustimmen.

Zahlungsverkehr

Damit Firmen und Lieferanten nach Ausfall des EDV-Systems einer Verbandsgemeinde, nicht monatelang auf den Ausgleich ihrer Rechnungen warten müssen, wird bei einer benachbarten Verwaltung die vorübergehende Zahlbarmachung dieser Rechnungen eingerichtet.  Die betroffene Verwaltung wird ihre eigenen Konten verwalten. Die Geldmittel der unterstützenden Verwaltung werden dadurch nicht tangiert.

Zusammenfassend ist die heute abzuschließende interkommunale Verwaltungsvereinbarung ein Beispiel dafür, dass sich zahlreiche kommunale Aufgaben in partnerschaftlicher Zusammenarbeit besser lösen lassen, als bei einer Aufgabenerfüllung durch einzelne Kommunen. Gleichzeitig bleiben die Eigenständigkeit und Identität der einzelnen Kommunen sowie die Identifizierung der BürgerInnen mit „ihrer“ Kommune gewahrt. Durch die Zusammenarbeit wird die Sicherstellung der Leistungserbringung trotz Fachkräftemangels mit Effizienzgewinnen und der Aufrechterhaltung einer hohen Servicequalität sowie die Bürgernähe unterstützt. Ohne Mehrkosten können sich die Verwaltungen auf die Herausforderungen der Zukunft einstellen und verantwortungsvoll im Rahmen ihrer Möglichkeiten vorbereiten.

Diese Vereinbarung soll ein erster Schritt sein, um auch künftig Synergieeffekte durch gemeinsame Projekte zu generieren. Die Verbandsgemeinden haben ähnliche Probleme, die durchaus gemeinsam angegangen werden können. Insbesondere im Bereich der EDV-Infrastruktur können wir gemeinsame Wege gehen.